Dzisiejsza rzeczywistość biznesowa to życie w sieci. Globalizacja i konieczność obecności w Internecie zmieniła sposób pracy grupowej oraz metody interakcji z partnerami biznesowymi. Na rynku pojawiło się wiele platform konferencyjnych. Wideo komunikacja przestała być luksusem, stała się codziennością, a wręcz koniecznością.

Firmy radzą sobie z tym lepiej lub (przeważnie) gorzej. Zagadnienie organizacji systemu konferencyjnego najczęściej w pierwszej kolejności trafia to tzw. „Działu IT”. Tam dobiera się w popłochu jakieś urządzenia do sal konferencyjnych stosując kryteria typu wymiary i pojemność (w sensie ilość osób) pomieszczenia. Dla użytkowników pracujących zdalnie nic się nie dobiera, bo każdy współczesny komputer ma kamerę, mikrofon i głośniki.

Voila, mamy gotowy system.

Po pierwszym dniu używania okazuje się, że system jest, ale jakość rozwiązania jest dyskusyjna. Po tygodniu wiadomo, że mamy katastrofę i te całe wideo konferencje do niczego się nie nadają. Typowy scenariusz.

Co poszło nie tak?

„Dział IT” rozwiązał problem po inżyniersku, a okazuje się, że projektowanie przestrzeni spotkań to zagadnienie szalenie interdyscyplinarne.

Od czego należy zacząć?

Należy zacząć w dwóch zupełnie różnych miejscach:

• Analizy typowych scenariuszy spotkań
• Rozmowy z architektem / projektantem wnętrz

Analiza pozwoli nam zrozumieć potrzeby i typowe scenariusze naszej organizacji w zakresie spotkań biznesowych. Posiadanie tej wiedzy pozwala na dyskusję z architektem, który po analizie wymagań funkcjonalnych oraz ograniczeń fizycznych i technologicznych może zaproponować przestrzeń, w której z przyjemnością będziemy kolaborować.

Jakie ograniczenia i wyzwania należy uwzględnić?

Światło

Barwa, jednorodność i umieszczenie źródeł światła mają ogromne znaczenie. Za wszelką cenę należy unikać różnych technologii oświetlenia w jednym pomieszczeniu.

Zaleca się, żeby wskaźnik CRI wynosił co najmniej 85 w skali 0-100, gdzie 0 to brak możliwości rozróżniania kolorów, a 100 to idealne, naturalne odwzorowanie barw.

Czym jest CRI?

Wskaźnik CRI (ang. Colour Rendering Index) to współczynnik oddawania barw, który określa, jak wiernie źródło sztucznego światła odwzorowuje prawdziwe kolory oświetlanych przedmiotów w porównaniu do światła naturalnego (słonecznego).

Wskaźnik CRI jest obowiązkowym parametrem oznakowania źródła światła w UE, stąd dość łatwo, bez specjalistycznego sprzętu, zapewnić oświetlenie, które w sposób oczekiwany odwzorowuje barwy.

Okna i światło naturalne

Okna to również źródło światła. Ich rozmieszczenie względem uczestników i kamer jest istotne.

Nie ma nic gorszego niż małe okno od południowej strony, a naprzeciw kamera systemu konferencyjnego. W efekcie słońce świeci w obiektyw, a produkowany obraz to czarne kontury uczestników na bardzo jasnym tle.

Akustyka

Kluczowe parametry decydujące o komforcie przestrzeni spotkań to:

• Czas pogłosu
• Szum tła
• Izolacja akustyczna

Doświadczenie akustyczne w sali konferencyjnej to wypadkowa ww. elementów.

Wymagania akustyczne dla pomieszczeń przeznaczonych do wideokonferencji są bardziej rygorystyczne niż w przypadku pomieszczeń biurowych. Ocenę warunków akustycznych utrudnia fakt, że niektóre aspekty akustyki danego pomieszczenia mogą być zauważalne jedynie dla zdalnych uczestników.

Czas pogłosu

Jeśli czas pogłosu jest zbyt duży, to mamy wrażenie dudnienia czy mówienia w studni.

Czas pogłosu jest miarą zanikania dźwięku w pomieszczeniu. Wartość RT60 określa czas (w sekundach) potrzebny na to, by nagle przerwany dźwięk osłabł o 60 dB. Jest ona podawana dla pasm w zakresie od 125 Hz do 4 kHz.

Wartości RT60 we wszystkich pasmach powinny mieścić się w przedziale od 0,3 s do 0,4 s. W pomieszczeniach spełniających te wymogi wrażenia akustyczne są korzystne, a wzajemne zrozumienie się nie sprawia trudności.

Na szczęście pogłos można dość łatwo zmierzyć. Urządzenia konferencyjne niektórych producentów mają taką możliwość.

Szum tła

Szum tła to hałas w pustym pomieszczeniu, który nie powinien przekraczać 40 dBA, żeby komfortowo uczestniczyć w spotkaniu.

Częstym problemem są zbyt głośno pracujące układy wentylacji/klimatyzacji.

Izolacja akustyczna

Izolacja akustyczna to parametr określający poziom dźwięków przenikających z otoczenia do pomieszczenia konferencyjnego.

Jest szczególnie istotny, jeśli sale konferencyjne sąsiadują ze sobą. Chodzi o to, aby wzajemnie nie zakłócać spotkań.

Jak poprawić akustykę sali konferencyjnej?

Tu zaczyna się interdyscyplinarność.

Technicznie do poprawy absorpcji dźwięku mamy do dyspozycji:

• Panele akustyczne
• Wykładziny podłogowe
• Perforowane płyty GK
• Dźwiękochłonne panele sufitowe

Strona wizualna to zadanie dla architekta wnętrz. Kolor, faktura, kształt ma znaczenie: techniczne i estetyczne.

Twarde, gładkie powierzchnie to podstawowy błąd w projektach przestrzeni spotkań.

Audio, wideo i integracja systemu konferencyjnego

Elementy techniczne wyposażenia powinny być wynikową analizy typowych scenariuszy spotkań.

Mamy tu sporo czynników do uwzględnienia.

Mikrofony

W ogólności do wyboru mamy mikrofony:

• wbudowane w urządzenia konferencyjne,
• stołowe,
• sufitowe.

Zespół techniczny powinien zadbać o to, aby cała przestrzeń, w której potencjalnie będą przebywać uczestnicy spotkania, była pokryta zasięgiem mikrofonów.

W przypadku mikrofonów zewnętrznych (stołowych lub sufitowych) trzeba pamiętać, że wymagają okablowania, żeby działać.

Architekt powinien przewidzieć typ wymaganego okablowania i sposób jego ukrycia, bo mikrofon stołowy z przewodem na wierzchu przez całą długość blatu jest wyjątkowo irytujący.

Głośniki

Współczesne urządzenia wideokonferencyjne w znakomitej większości wyposażone są we wbudowane głośniki.

System nagłośnienia zaprojektowany jest do jak najwierniejszego odwzorowania pasma wykorzystywanego przez ludzki głos, czyli 60–7000 Hz.

Warto o tym pamiętać w przypadku, gdy projektujemy dodatkowy system głośników. Zestawy dla audiofilów nie sprawdzają się w zastosowaniach konferencyjnych.

Kamery

Umiejscowienie kamery odgrywa istotną rolę w ogólnym odbiorze systemu.

Pomijając duże, wielokamerowe sale konferencyjne, kamerę montuje się pod lub nad ekranem. Już na etapie projektu należy uwzględnić wzajemne położenie kamery i wyświetlacza.

Należy zwrócić uwagę, aby kamera nie była zainstalowana zbyt wysoko (szczególnie w przypadku zastosowania dużych ekranów), żeby uniknąć „efektu drona” w przekazywanym obrazie.

Optymalna wysokość montażu kamery to przedział 1,25–1,90 m.

Dobór kamery do wielkości pomieszczenia

Innym ważnym aspektem jest dobór kamery do wielkości pomieszczenia.

W przypadku dużych pomieszczeń, powiedzmy od 8–10 m długości, warto rozważyć kamery wyposażone w optyczny zoom.

Ekrany i wyświetlacze

Komfort oglądania treści powinien być priorytetem.

Komfort jest wypadkową:

• wielkości ekranu,
• wysokości montażu,
• odległości od wyświetlacza.

W szczególności stół konferencyjny nie może być styczny ze ścianą, gdzie zamontowany jest ekran.

Optymalna odległość oglądania materiałów wideo i standardowych treści wynosi od jednej do czterech krotności przekątnej ekranu.

Dla przykładu optymalna odległość oglądania dla ekranu o przekątnej 65” mieści się w przedziale 1,65–6,60 m.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze ekranu?

Inne kryteria to:

• Ilość ekranów (pojedynczy, podwójny)
• Dotykowość

Tablica interaktywna i funkcje typu „Board”

Wracając do analizy typowych scenariuszy spotkań, musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak bardzo istotna jest dla nas funkcjonalność tablicy.

Jeśli podczas spotkań powstaje dużo materiałów na tablicy, warto rozważyć:

• ekrany dotykowe,
• interaktywne tablice,
• urządzenia typu „Board”.

Czym jest urządzenie typu „Board”?

„Board” to urządzenie typu „wszystko w jednym”, czyli:

• dotykowy ekran z rysikiem,
• kodek wideo,
• kamera,
• mikrofon,
• głośniki.

Znów okazuje się, że najpierw musimy zrozumieć wymagania, dopiero potem dobierać urządzenia konferencyjne.

Dystrybucja treści ze spotkań

Łatwość dystrybucji treści wyprodukowanych podczas spotkania jest istotna.

Metody „średniowieczne” typu „zróbmy smartfonem zdjęcie papierowej tablicy i roześlijmy do uczestników” ani się nie sprawdzają, ani nie skalują.

Integracja z inteligentnym budynkiem

Ciekawym, często niedocenianym aspektem systemu wideokonferencyjnego jest integracja z inteligentnymi systemami budynkowymi.

Najprostsze przykłady to:

• przyciemnienie / zmiana barwy światła wraz z rozpoczęciem telekonferencji,
• zamknięcie żaluzji wraz z rozpoczęciem telekonferencji.

Wiele czynności można zautomatyzować i uprościć.

Panel sterujący jako centrum zarządzania salą

Jednym z elementów nowoczesnego urządzenia konferencyjnego jest panel dotykowy.

W zależności od tego, na co pozwala platforma konferencyjna, można go wykorzystać również do sterowania automatyką budynkową:

• oświetleniem,
• żaluzjami,
• klimatyzacją / wentylacją.

Dodatkowe funkcje panelu

Idąc dalej, panel można wykorzystać dla prostych aplikacji:

• zamawianie napojów,
• zgłaszanie typowych usterek,
• proste ankiety dotyczące sal konferencyjnych.

Wizualizacja projektu przed wdrożeniem

Bogatsi o świadomość, jak złożonym procesem jest projektowanie przestrzeni spotkań, dochodzimy do pytania: czy można zweryfikować nasz projekt przed etapem wykonawczym?

Jak sprawdzić:

• zasięg mikrofonów,
• co będą pokazywać kamery,
• czy właściwie dobraliśmy i ustawiliśmy meble,
• jaki powinien być kształt stołu,
• jaka powinna być ilość krzeseł,
• jaka będzie czytelność treści na wyświetlaczach?

Większość liczących się dostawców rozwiązań telekonferencyjnych oferuje darmowe narzędzia do wizualizacji 3D wspomnianych aspektów.

Dzięki temu od razu możemy zweryfikować poprawność umieszczenia kamery, zobaczyć symulację tego, co i jak będziemy widzieć na ekranach oraz jak będą nas widzieć zdalni uczestnicy spotkania.

Zwizualizujemy również:

• stopień pokrycia pomieszczenia przez zasięg mikrofonów,
• mapę okablowania niezbędnego dla systemu,
• LAN,
• HDMI,
• USB-C,
• 230 V.

Rola Działu IT w systemie konferencyjnym

Przejdźmy wreszcie do Działu IT.

Czy Dział IT jest nam do czegoś potrzebny?

Tak.

To jest komórka w organizacji, która zajmie się implementacją i utrzymaniem rozwiązania.

Wbrew pozorom Dział IT pomoże uczynić system jeszcze przyjaźniejszym dla użytkowników.

Aby system był możliwie łatwy w obsłudze, warto pamiętać o aspektach takich jak:

Usługi katalogowe

W praktyce jakiś rodzaj LDAP, w Polsce w 99% przypadków Microsoft Active Directory lub Entra ID.

Cel to możliwość wyszukiwania użytkowników bezpośrednio na urządzeniu konferencyjnym i inicjowanie połączeń wideokonferencyjnych.

Usługi kalendarzowe i OBTP

Po co tego typu integracja?

To jedna z ważniejszych rzeczy, w jakie powinniśmy wyposażyć nasz system.

Celem jest uruchomienie usługi OBTP (ang. One Button To Push).

OBTP zmienia sposób korzystania z przestrzeni spotkań.

Podczas planowania spotkania w kalendarzu wystarczy dodać jako uczestnika salę konferencyjną.

W efekcie po wejściu do pomieszczenia na panelu sterującym wyświetlany jest przycisk „Dołącz”.

Po jego użyciu system automatycznie dołącza do właściwego spotkania na platformie konferencyjnej bez konieczności podawania dodatkowych informacji, takich jak PIN czy hasło.

Diagnostyka problemów

Specyfika dzisiejszych platform konferencyjnych powoduje, że problemy na pewno się pojawią.

Nie znaczy to, że są gorsze niż kiedyś. Są znacznie lepsze, łatwiejsze w eksploatacji i dużo bardziej funkcjonalne.

Niestety w znakomitej większości są chmurowe, co powoduje, że nie mamy kontroli nad całością infrastruktury.

To z kolei stawia nowe wyzwania diagnostyczne w przypadku problemów np. z jakością audio i wideo na spotkaniach.

W ogólności jedno z pierwszych pytań brzmi: czy problem jest w naszej sieci LAN/Wi-Fi, czy u dostawcy usług (łączy internetowych, usług konferencyjnych itd.)?

Dlaczego wybór platformy konferencyjnej ma znaczenie?

I tu okazuje się, że wybór platformy konferencyjnej ma znaczenie.

Jakość i portfolio narzędzi diagnostycznych dostępnych w ramach platformy decyduje o tym, jak szybko postawimy trafną diagnozę przyczyny problemów, a tym samym jak szybko będziemy w stanie problem rozwiązać.

W tym aspekcie sprawdza się zasada „im mniej, tym lepiej”.

Im mniej producentów dostarcza komponenty naszego systemu konferencyjnego, tym łatwiej rozwiązywać problemy.

W szczególności jest na świecie producent, który może dostarczyć kompleksowe rozwiązanie:

• chmurową platformę konferencyjną,
• urządzenia wideokonferencyjne,
• zintegrowane z platformą i urządzeniami narzędzia diagnostyczne.

W tym przypadku podejście polegające na certyfikowaniu dostawców nie sprawdza się zbyt dobrze.

W takim środowisku zawsze są problemy na styku różnych producentów i przerzucanie się odpowiedzialnością.

Analityka systemu konferencyjnego

Ostatnim elementem tej przydługiej historii jest aspekt danych analitycznych, jakie dostarcza ekosystem wideokonferencyjny.

Jeśli porównamy metodą Excela, czyli tabelki, to okaże się, że każdy producent ma analitykę.

Jak zawsze liczą się niuanse.

W jednym rozwiązaniu dane „są” i można je analizować na własną rękę, w innym mamy gotowy portal z ładną, czytelną wizualizacją danych.

Jaka jest wartość biznesowa danych analitycznych?

Duża.

Jeśli tylko dane trafiają we właściwe miejsca, pozwalają optymalizować koszty i poprawiać satysfakcję użytkowników.

Tu można mnożyć przykłady, ale ograniczę się do moich ulubionych.

Analiza wykorzystania sal konferencyjnych

Jeśli mamy salę konferencyjną zaprojektowaną na 6 osób, a statystycznie ciągle na spotkaniach przebywa tam 7–8 osób, to znaczy, że sala jest zbyt mała i należałoby ją rozbudować.

Analogicznie w drugą stronę — jeśli mamy duże pomieszczenie, gdzie pojawiają się 1–2 osoby, to pewnie warto przestrzeń biurową przeorganizować i zmniejszyć salę konferencyjną.

Monitorowanie warunków środowiskowych

Inny aspekt to monitorowanie danych środowiskowych.

Wysoki szum tła może wskazywać na awarię systemu wentylacji.

Temperatura, która regularnie wzrasta podczas spotkań, może wskazywać na niewydajny system klimatyzacji.

Automatyzacja raportowania i powiadomień

W połączeniu ze zautomatyzowanymi powiadomieniami i raportami o takich zdarzeniach dostajemy ciekawe narzędzie wspomagające zarządzanie infrastrukturą biurową.

Platforma konferencyjna a projekt przestrzeni

Wątek analizy wymagań, scenariuszy i oczekiwań wobec przestrzeni spotkań regularnie do nas wraca w tym tekście.

Cokolwiek założymy w naszych wymaganiach, powinniśmy skonfrontować to z ograniczeniami narzucanymi przez platformę konferencyjną.

Często okazuje się, że te same urządzenia, w zależności od tego, do jakiej platformy zostaną zarejestrowane, mają różne możliwości.

Mogą być zarządzane z poziomu jednej lub większej liczby platform zarządzających.

W przypadku rozwiązań opartych o certyfikowanie urządzeń często okazuje się, że osiągnięcie komplementarności zarządzania wymaga kilku platform.

Generalnie, im więcej, tym trudniej.

Warto o tym pamiętać w kontekście kosztów ROI (Return on Investment) i konsultować wątpliwości z doświadczonym integratorem systemów Collaboration, który ma doświadczenie z wieloma producentami i dostawcami platform konferencyjnych.

Podsumowanie – system konferencyjny to coś więcej niż urządzenia

Właściwie zaprojektowany system konferencyjny nie jest po prostu zestawem kamery, mikrofonu, głośników i ekranu.

To efekt współpracy wielu obszarów:

• analizy scenariuszy spotkań,
• architektury i projektowania wnętrz,
• akustyki,
• oświetlenia,
• technologii audio i wideo,
• infrastruktury sieciowej,
• integracji z platformą konferencyjną,
• automatyki budynkowej,
• IT,
• analityki i zarządzania.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń spotkań wpływa nie tylko na komfort pracowników. Jest również elementem profesjonalnego wizerunku firmy w oczach klientów, partnerów biznesowych i wszystkich osób uczestniczących w spotkaniach zdalnie.

Dlatego projektowanie systemu konferencyjnego warto rozpocząć nie od pytania „jakie urządzenie kupić?”, ale od pytania „jak i po co będziemy korzystać z tej przestrzeni?”.

Dopiero odpowiedź na to pytanie pozwala właściwie dobrać technologię.

Jeśli chcesz porozmawiać o projekcie swojej przestrzeni konferencyjnej lub wspólnie zaprojektować rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej organizacji, napisz do nas na [email protected].

Bartosz Sokołowski