Jak technologia zmieniła świat finansów?

Współczesny księgowy to nie tylko ekspert od liczb i przepisów. To także partner biznesowy, analityk i doradca wspierający podejmowanie strategicznych decyzji. Jednocześnie, mimo dynamicznego rozwoju technologii, w centrum finansów nadal pozostaje człowiek – jego wiedza, doświadczenie i umiejętność wyciągania właściwych wniosków.

9 czerwca obchodzimy Dzień Księgowego – to dobry moment, aby zatrzymać się na chwilę i spojrzeć na to, jak bardzo zmienił się świat finansów i księgowości w ciągu ostatnich dekad. Jeszcze niedawno codziennością były papierowe dokumenty, ręczne księgi i wielogodzinne obliczenia wykonywane bez wsparcia zaawansowanych systemów. Dziś działy finansowe korzystają z automatyzacji, analizują dane w czasie rzeczywistym i coraz śmielej sięgają po rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji.

O tym, jak na przestrzeni lat zmieniła się praca w finansach, które technologie okazały się prawdziwym przełomem, czy Excel rzeczywiście jest niezastąpiony oraz jaką rolę w przyszłości odegra sztuczna inteligencja, rozmawiamy z Iwoną Bakułą, Wiceprezes ds. Finansów w Atende, od ponad 15 lat związaną z firmą i od ponad trzech dekad aktywnie działającą w obszarze finansów.

Zapraszamy do lektury.

Patrząc z perspektywy ponad 30 lat doświadczenia w finansach, co najbardziej zmieniło się w funkcjonowaniu działów finansowych?

Zdecydowanie największą zmianą jest automatyzacja. Kiedy zaczynałam pracę, księgowość opierała się głównie na papierowej dokumentacji. Funkcjonowały tzw. „amerykanki”, czyli rozbudowane księgi, w których ręcznie zapisywano operacje finansowe i księgowe. Dziś mamy systemy, które znacząco przyspieszają pracę i dają dużo większe możliwości analityczne. Dla osób pracujących w finansach to ogromne ułatwienie. Technologia, która obecnie jest standardem, jeszcze kilkadziesiąt lat temu praktycznie nie istniała. Pamiętam również początki Excela w latach 90. Już wtedy był podstawowym narzędziem w finansach, choć oczywiście znacznie mniej zaawansowanym niż dziś. To właśnie rozwój technologii był największym przełomem, nie tylko w finansach, ale właściwie w każdej dziedzinie biznesu.

Co z dawnych procesów wydaje się dziś wręcz niewyobrażalne?

Przede wszystkim ręczne prowadzenie ksiąg i analiz. Wspomniana „amerykanka” była ogromną księgą rozkładaną na całym stole, w której ręcznie wpisywano wszystkie operacje gospodarcze. Następnie wykonywano ręczne obliczenia i na tej podstawie wyciągano wnioski. Dzisiaj trudno wyobrazić sobie takie działanie. Nawet przy stu fakturach tygodniowo byłoby to praktycznie niemożliwe. Nie wyobrażam sobie również przygotowywania analiz zarządczych czy raportów decyzyjnych wyłącznie w sposób ręczny.

Czy uważasz, że tempo pracy w finansach jest dziś większe niż kiedyś?

Zdecydowanie tak. Współczesna księgowość to nie tylko wprowadzanie danych. Od działów finansowych oczekuje się dostarczania informacji zarządczej i wsparcia biznesu.
Menedżerowie chcą podejmować decyzje w czasie rzeczywistym. Nie możemy już czekać tygodniami czy miesiącami na podsumowania. Dziś pytanie pojawia się rano, a odpowiedź często musi być dostępna tego samego dnia. Od szybkości dostępu do informacji zależy funkcjonowanie całego biznesu.

Które zmiany technologiczne były dla finansistów największym przełomem?

Największą zmianę przyniosły systemy ERP oraz narzędzia umożliwiające dostęp do danych w czasie rzeczywistym. To właśnie one pozwoliły automatyzować procesy księgowe i szybciej pozyskiwać informacje. Dzięki temu więcej czasu można poświęcić analizie, interpretacji danych i szukaniu usprawnień. W Polsce dodatkowym wyzwaniem pozostaje skomplikowany i często zmieniający się system podatkowy, dlatego księgowi muszą stale śledzić przepisy i aktualizować swoją wiedzę.

A co z Excelem? Od lat mówi się, że jego rola będzie maleć. Czy nadal on króluje?

Moim zdaniem Excel był, jest i jeszcze długo będzie podstawowym narzędziem wspierającym pracę finansistów. Osobiście nie wyobrażam sobie pracy bez niego. Nie wszystko znajduje się w systemach. Wiele modeli, analiz czy zestawień trzeba przygotować samodzielnie. Excel doskonale wspiera ten proces i trudno mi sobie wyobrazić, aby całkowicie zniknął. Nawet rozwój sztucznej inteligencji raczej go nie wyeliminuje.

Skoro mowa o sztucznej inteligencji – czy uważasz, że odbierze ona pracę księgowym?

To zależy od perspektywy. Dla jednych będzie zagrożeniem, dla innych ogromnym wsparciem. Sztuczna inteligencja może przejąć powtarzalne czynności i zautomatyzować wiele procesów. Dzięki temu pracownicy zyskają więcej czasu na analizę danych i współpracę z klientami czy biznesem. Jednak AI nie przejmie odpowiedzialności prawnej za błędy. Szczególnie w obszarze podatków nadal potrzebna będzie wiedza i doświadczenie człowieka. Dlatego uważam, że osoby, które połączą kompetencje technologiczne z umiejętnością analitycznego myślenia, będą w przyszłości najbardziej poszukiwane.

Jakie kompetencje są dziś najważniejsze w finansach?

Podstawowe cechy pozostają niezmienne. Finansista powinien być dokładny, uczciwy, skrupulatny i godny zaufania. Zmieniły się natomiast oczekiwania dotyczące komunikacji i myślenia strategicznego. Kiedyś działy finansowe działały bardziej w tle. Dziś uczestniczą w rozmowach biznesowych, prezentują wnioski i wspierają podejmowanie decyzji. Dlatego obok wiedzy merytorycznej bardzo ważna jest umiejętność komunikowania się oraz patrzenia w przyszłość.

Jak pandemia i praca zdalna wpłynęły na funkcjonowanie działów finansowych?

Pandemia znacząco przyspieszyła transformację cyfrową. Firmy zostały zmuszone do wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów, systemów autoryzacji oraz nowych rozwiązań technologicznych.
Dzięki temu dziś miejsce wykonywania pracy ma znacznie mniejsze znaczenie. Dane są dostępne online, a procesy mogą działać sprawnie niezależnie od lokalizacji pracowników. Jednocześnie zauważam, że wielu osobom brakuje codziennej współpracy i bezpośrednich rozmów. W pracy stacjonarnej łatwiej było szybko zapytać o radę, wspólnie rozwiązać problem czy po prostu wymienić doświadczenia.

Czy jest coś, za czym tęsknisz z dawnych czasów?

Brakuje mi trochę podejścia, w którym nie patrzyło się tak często na zegarek. W okresie transformacji gospodarczej ludzie byli bardzo zaangażowani i skupieni na tym, by wykonać swoją pracę jak najlepiej. Dziś większą wagę przywiązuje się do równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i uważam, że jest to słuszne. Podziwiam młodsze pokolenia za umiejętność dbania o work-life balance. Jednocześnie mam wrażenie, że kiedyś relacje między ludźmi w pracy były nieco bliższe. Zespoły były bardziej zintegrowane i wzajemnie się wspierały.

Jak Twoim zdaniem będą wyglądały działy finansowe za 10 lat?

Uważam, że automatyzacji będzie jeszcze więcej. W obszarze księgowości wiele procesów zostanie usprawnionych i częściowo przejętych przez technologie. Jednocześnie znaczenie człowieka pozostanie duże tam, gdzie potrzebna jest interpretacja przepisów, odpowiedzialność oraz analiza danych. Szczególnie w obszarze podatków trudno wyobrazić sobie całkowite zastąpienie ekspertów przez automaty. Finanse będą coraz bardziej technologiczne, ale analiza, ocena ryzyka i podejmowanie decyzji nadal pozostaną domeną ludzi.

Na koniec – jaką jedną radę dałabyś osobom rozpoczynającym dziś karierę w finansach?

Chyba taką, którą ja się kieruję w życiu – nie wystarczy nauczyć się zasad i procedur. Trzeba również rozumieć, dlaczego coś działa w określony sposób i jaki jest cel danego procesu. Jeżeli połączymy wiedzę z umiejętnością samodzielnego myślenia, będziemy na właściwej drodze do sukcesu.

Iwona, bardzo dziękuję za rozmowę i za wszystkie refleksje o tym, jak zmieniał się świat finansów.
Wszystkim księgowym, finansistom i osobom pracującym w obszarze finansów życzymy z okazji Dnia Księgowego satysfakcji z pracy, spokojnych zamknięć miesiąca i jak najmniej nieprzewidzianych korekt.

Powyższy wywiad to tylko część refleksji i doświadczeń, którymi podzieliła się Iwona Bakuła. Pełnej rozmowy można wysłuchać w formie podcastu na kanale Atende w serwisie Spotify.